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2019 09.03
コラム

【さかなや道場】幹事必見!日程調整におすすめのツール&アプリをご紹介!

宴会の幹事は仕事が盛りだくさん。会場の確保に料理選び、参加者へのリマインドなど多岐に亘ります。

しかしこれらの仕事をするために、まず行わなければならないのが「日程調整」です。日程や人数が決定しない限り、お店を予約することすらできません。

宴会の日程調整はメールだと難しい?

全員に宴会日程の候補日を載せたメールを送り、その返信で日程を調整しようとしていませんか?

宴会の日程調整をメールで行うと、返信がなかなか来なかったり、複数人から日時変更の希望が届いたりなど管理が難しく、かえって作業が大変になってしまうことも。参加者が多いほど、メールで出欠をまとめるのは大変です。

そこでおすすめなのが日程調整ツールやアプリです。メールで直接コンタクトを取るよりも一手間加わりますが、専用のツールやアプリを使って出欠表を作り、それをメールなどに載せて送る方が幹事側は簡単に管理することができます。

しかしメールそのものを開いてもらえないと意味がないため、メールの件名には「緊急」や「重要」など目立つタイトルをつけておきましょう。

日程調整におすすめ!無料ツール4選

日程調整ツールとは、幹事が候補日をいくつか指定して出席表を作成し、メンバーに回答してもらう形で日程調整を行うツールのことです。

以下ご紹介する日程調整ツールは、すべてWeb上で利用可能な無料サービスなのでおすすめです。

■調整さん

「調整さん」は、ホームページを開けば会員登録なしで利用できる日程調整ツールです。

「30秒でつくれる!カンタン出欠表」という題名通り、イベント名を入力し、カレンダーをクリックするだけで簡単に出欠表を作成することができます。表を作ったらURLが発行されるので、それをメールなどでメンバーに共有しましょう。

■トントン

こちらはシンプルなUIの日程調整ツールです。こちらのサービスの特徴は、各候補日に時間帯のグラフが表示されること。

「この日の17時から20時ならOK」というように、参加者は出席できる時間帯まで指定することができます。結果が集まったら出席率のよい時間帯に宴会を開催すればいいので、幹事側から時間を指定せずに済むのが嬉しいポイントです。

■調整丸

「調整丸」は、ぐるなびが提供する日程調整ツールです。こちらのツールは、日時の候補とあわせて、お店の候補も表示できるのが特徴。

幹事の悩みの種といえば、みんなから喜んでもらえるようなお店選びですが、このツールを使えばメンバーの投票からお店を選ぶことができます。お店選びにお困りの幹事さんは、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

■伝助

「伝助」もほかの日程調整ツールと基本機能はほとんど変わりませんが、特徴が2つあります。まず、参加者から出欠登録が行われたときにメールなどで通知を受け取れるというものです。

通知を受け取った際に確認すればいいので、いちいちページを開かなくて済みます。もう1つのポイントが、ガラケーにも対応していること。メンバーにスマートフォンではなく、ガラケーを所持している人が多いなら、「伝助」が活躍します。

日程調整におすすめ!無料アプリ2選

パソコンからではなく、スマートフォンから日程調整をしたいという方におすすめなのが、日程調整アプリ。

さまざまなものが登場していますが、今回はとくに便利な日程調整アプリを2つご紹介します。

■LINEスケジュール

日常的な連絡を取るのに、ほとんどの人が使用しているといっても過言ではないLINE(ライン)。そのLINEがアプリ内で提供しているスケジュール調整機能が、LINEスケジュールです。

LINEを開き、ホーム画面の「サービス」から「その他サービス」内にある「LINEスケジュール」というボタンを押すと、日程調整をするための画面が表示されます。あとは候補日を指定し、メンバーを招待するだけ。

大半の人が日常的に利用するサービスだからこそ、回答もつきやすいです。しかし、LINEを使用していない人は利用できないため注意しましょう。

■SYUUGO

こちらの日程調整アプリの優れている点は、参加者の最寄り駅情報を元に集まりやすいエリアを検出してくれるところです。

日程調整はもちろん、エリア決めまで行え、さらにそのエリア付近にある飲食店まで表示してくれます。日時と場所を一度に決めてしまえるので、宴会開催まで時間がないというときは、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

また日程調整ツールで紹介した「調整さん」「調整丸」は、スマートフォン用のアプリバージョンも提供されているので、アプリをダウンロードして利用するのもおすすめです。

宴会会場に困ったら、コースが豊富なさかなや道場へ!

幹事の仕事で次に困難なのが宴会の会場選びではないでしょうか。会場に迷ったら、海鮮居酒屋「さかなや道場」へお越しください。さかなや道場は全国展開している海鮮居酒屋で、活きの良い魚を使った海鮮料理が自慢です。

宴会といえばコース料理が欠かせませんが、さかなや道場ではコース料理を常時4種類提供中。さらに時期によっては限定コースもご用意しているので、大人数での宴会にもぴったりです。ネットから簡単にご予約いただけるので、ぜひご利用ください。

はじめて幹事に選ばれたら、「幹事の仕事ってどう進めればいいの?」と困ってしまうことでしょう。しかし、焦る必要はありません。ぜひ今回ご紹介したツールやアプリを使って、簡単に日程調整を行ってみてください。

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